【2025年】最新オフィス移転チェックリスト！オフィス移転でやるべきことの全て

オフィス移転を行う際、何から始めればいいのか悩む担当者は多いのではないでしょうか。プロジェクトチームの発足、課題の洗い出し、移転先・業者の選定、搬出・搬入、行政書類の届け出まで、やらなければならないことは数多くあります。この記事では、オフィス移転を行う際に必要な「やるべきこと」を網羅しました。時系列順に注意すべき点を解説していますので、自社でのオフィス移転をイメージしながらお読みください。

オフィス移転当日までにやるべきチェックリストを公開

オフィス移転は多くの業務を伴い、部署を横断して進行するプロジェクトとなります。各部署で実施すべき業務や、それぞれ適切なタイミングも異なるため、全体の流れを把握するチェックリストが効果的です。

Officciを運営するサンフロンティア不動産では、オフィス移転時にやるべきことをマニュアル化してを公開しています。初めてのオフィス移転で「何から始めればよいか分からない」という方は、ぜひダウンロードしてご活用ください。

本記事では、このチェックリストの中から重要なポイントを解説していきます。オフィス移転を検討中の総務担当者や経営者の方は参考にしてみてください。

1年前～半年前までの間にやっておくべきこと

ここからは時系列に沿って、オフィス移転に関わる「やるべきこと」を解説していきます。まずは、1年前～半年前までに行っておくべきことです。

オフィス移転計画の立案

オフィス移転が決定したら、移転計画を作っていきます。プロジェクトチームの発足、現オフィスの課題と目的の明確化、移転スケジュールの作成、業者の選定、費用の見積もりなどを行います。

オフィス移転プロジェクトチームの発足

まず移転プロジェクトを立ち上げ、担当者を選出します。基本的に総務部門が中心となりますが、企業によっては各部署から1名ずつ選出するケースもあります。

プロジェクトチームは定期的に会議を開き、意見を出し合います。従業員数が少ないスタートアップやベンチャー企業の場合は、社長主導でトップダウンとして進めるケースもあります。

問題点と移転後の理想オフィスを考える

プロジェクトチームの発足後、まず行うのは現オフィスの課題を洗い出すことです。オフィスの課題としてよく挙げられるのが、「固定席のため部署を超えた交流が生まれにくい」「物が多すぎて人の行き来が窮屈」「従業員が増えたためオフィスが手狭」「現在のオフィスが駅から遠く利便性に問題がある」などです。これ以外にも企業ごとに固有の課題があると思われますので、プロジェクトチーム内で議論を重ねてください。社内アンケートを実施して従業員の生の声を集めることも効果的でしょう。

課題の洗い出しの完了後は、それらの課題を移転後にどのように改善していくかを検討します。例えば、先ほど挙げた「固定席のため部署を超えた交流が生まれにくい」という課題に対しては、ABW（Activity Based Working）を導入し、従業員が好きな場所で働ける環境を整備することが考えられます。その際、他部署との交流を促進するスペースを設けることなども有効です。

この「課題の洗い出し」と「移転後の実現したいこと」は、移転プロジェクトの中でも特に重要な位置を占めますので、十分な時間をかけて検討することをおすすめします。

オフィス移転スケジュールを決める

現オフィスの課題分析と移転後の理想オフィスを描いた後は、詳細な移転スケジュールの策定に入ります。初期段階でタイムラインを明確にすることで、プロジェクトチームメンバーだけでなく、経営陣との間でも認識を統一することができます。また、プロジェクトの進捗管理もスムーズになります。

このスケジュール作成で重要なのは、新オフィスでの業務開始日を起点に逆算して計画を立てることです。

移転業者の選定

移転予定日の6カ月前までに、移転業者を決めるのがいいでしょう。オフィス移転は単なる引越作業にとどまらず、内装工事、レイアウト設計、什器備品の調達など、多岐にわたる業務が発生します。

そのため、オフィス移転の専門業者へ委託するのがおすすめ。専門業者は、一般の引越業者とは異なり、オフィス移転のノウハウを豊富にもっているので、円滑な移転を実現できます。

ただし、移転業者によって提供可能なサービス範囲は異なります。そのため、まずは自社で移転の目的と希望する立地条件を明確にすることが重要です。なお、業者によって、以下のように業務の対応範囲が異なってきます。

• オフィス物件を探す
• オフィスレイアウトの設計
• 電気・通信などの配線工事
• 不要備品の廃棄処分
• 内装の設計・施工
• 移転に関する各種サポート

オフィス仲介会社の中には、パートナー企業の紹介や一貫したサポートを提供してくれるところも多くあります。そのため、オフィス物件を探す際は、仲介会社に相談してみると良いでしょう。

複数の会社から見積書を取得し、サービス内容と費用のバランスを総合的に検討した上で、最適な1社を選ぶことをおすすめします。

オフィス移転にかかる費用の見積もり

50坪のオフィスに入居するような小規模の移転でも、数百〜数千万単位の費用が発生します。新オフィスの構築費用、現オフィスの退去費用、引っ越し費用、各種届出書類の作成費など、項目別に費用が発生します。

各作業工程における費用の見積りを早期に取得し、予算枠内での最適化を図ることが重要です。設備や内装への過度なこだわりは予算超過につながりやすいため、当初に掲げた課題の洗い出しと改善ポイントに絞り、予算と見積額の整合性を確認しながら検討を進めるといいでしょう。

オフィスの解約予約を行う

現オフィスの賃貸契約における解約手続きも忘れずに行いましょう。賃貸物件の解約には契約書で定められた予告期間の遵守が必須となり、多くの賃貸契約では解約予告期間が3〜6ヶ月前と設定されています。

契約書に6ヶ月前までの予告が必要と記載されている場合は、その期限を守る必要があるため、早めに契約内容を確認しておきましょう。なお、オーナーとの協議により、予告期間の短縮に合意できる可能性もあります。

解約の意思表示は解約通知書の提出で行います。インターネット上で「解約通知書 テンプレート」を検索すると、様々な書式が入手可能なので、業務に適した書式を選択して活用するといいでしょう。

また、解約通知書の提出に関しては、以下の事項についても確認が必要です。

• 預託金（敷金・保証金）の返還時期
• 原状回復に関する特約の有無
• その他の特約条項の確認

現在のオフィスの原状回復工事の条件面・かかる費用を確認する

通常の賃貸オフィスでは、基本的に原状回復業務が義務化されています。原状回復を「どこまで行うのか、業者は選べるのか」などを管理業者やオーナーにあらかじめ聞いておく必要があります。その上で、早めに工事の見積もりを取得しましょう。

移転先を決める（最低でも半年前まで）

移転先のオフィスは、移転予定日の最低6カ月前までに決めることをおすすめします。特に100坪を超える物件の場合は、移転完了までに7〜8カ月程度を要することがあるため、より早期の決定が必要です。

オフィス選定の際は、以下の要点を総合的に評価することが重要でしょう。

• 立地条件とアクセス利便性
• 初期費用の総額
• 賃料の市場適正性
• ランニングコスト（賃料、光熱費など）
• 周辺環境（コンビニエンスストア、飲食店、郵便局、行政機関など）
• 必要面積の充足度

移転4ヵ⽉前〜移転2カ月⽉前までにやっておくべきこと

続いて、移転4カ月前〜移転2カ月前までにやっておくべきことを解説します。

内装・レイアウトを決める

移転先のレイアウト決定は、専門業者と共同で進めていきます。この際、プロジェクトチームでの議論内容や従業員からの要望を可能な限り反映させることが重要です。働きやすい環境づくりは、従業員の生産性向上とウェルビーイングに直接的な影響を与え、離職率の低下にもつながる可能性があります。

レイアウト設計において考慮すべき要素は以下です。

• 業務効率を高める機能的な配置
• コーポレートイメージに合致したデザイン性
• ブランディングを意識した空間づくり
• 従業員の働きやすさへの配慮
• 部署間のコミュニケーションを促進する動線

専門業者とは、移転の目的やコンセプトを早めに共有して、継続的な連携を図ることが重要です。特に、オフィスの機能面や快適性は従業員満足度に直結する重要な要素となるため、慎重に検討しましょう。

オフィス家具・什器、OA機器の購入数や処分数の確認

各業者と打合せ・契約を済ませる

引越し業者、原状回復工事をする業者、ネットワーク関係の業者、移転先の内装業者、清掃業者など、各業者との打ち合わせ・契約は遅くとも2カ月前までには済ませておきます。

清掃サービスやドリンクサービスなどを導入する場合は、移転後すぐに稼動できるように並行して打ち合わせを行っておきましょう。

内装工事・原状回復工事の手配

業者が決まったら、内装工事と原状回復工事などの手配を行います。できる部分があれば、部分的に工事を始めましょう。工事は数日〜数週間掛かる可能性があるので、移転先との契約は余裕を持って行うのがおすすめです。

移転の周知を行う

関係各所に、移転の周知を行います。具体的には、取引先への連絡・挨拶、ホームページの住所変更・お知らせの準備、社内への移転説明資料作成・説明会などを実施します。

取引先への連絡・挨拶

取引先の会社や官庁などをリストアップし、挨拶状の作成・送付します。取引先は基幹システムにある請求書や契約書などの登録情報を変更しなければなりません。先方の都合も考えて、余裕を見て送付したいものです。

挨拶文は、取引先、金融機関、各加盟団体、リース会社（パソコン、コピー機、電話機、エアコン、観葉植物など）、定期購読の新聞や機関誌、会員制サービスや、消耗品の購入先などに送るといいでしょう。

ホームページの住所変更・お知らせの準備

住所変更および移転のお知らせについては、ホームページとメールの両方で告知する準備を進めます。メールの場合は、統一したテンプレートを作成し、指定日から全社員が漏れなく使用するよう周知を徹底します。

移転完了後は、速やかにホームページとメールの記載内容を更新できるよう、移転後用の文面とテンプレートも事前に準備しておくといいでしょう。

社内への移転説明資料作成や説明会

比較的規模が大きい企業では、従業員向けに移転説明会を開催する必要があります。その際に使う説明資料の作成業務などは、なるべく早くから着手しておきたいですね。

マスコミ向けの説明会実施・プレスリリースの発行

企業によっては、マスコミ向けに説明会の実施をする場合もあります。ただ、説明会の開催する・しないに関わらず、移転に関するプレスリリースは発行しておきましょう。移転日時や住所だけでなく移転の目的やコンセプトを広く周知することができるのでおすすめです。

社内書類・名刺などの住所変更

社内書類・名刺などの住所変更、例えば、社判、ゴム印、封筒、社員証、名刺、請求書、領収書、会社案内のパンフレット、販促用の冊子などがあります。移転後の業務をスムーズに開始するためにも、住所変更に関する漏れはないようにしておきましょう。

～1カ月前までにやっておくべきこと

ここからは、1カ月前までにやっておくべきことを解説していきます。

施主検査・内装工事の最終確認

⼯事の仕様‧家具の配置など、計画通りに仕上がっているかを調べるために、施主検査を行います。もし、打合せ通りの内装になっていなければ、業者に調整を指示します。配線については、通行の妨げにならない配置であることや、設計図面通りの経路で施工されているかを入念に確認しましょう。

ホームページ、メール、プレリリースへのお知らせ文掲載

あらかじめ作っておいた、ホームページ、メール、プレリリースへのお知らせ文を掲載します。

当日・移転後

最後は、当日の動きと移転後に行うべきことです。

搬出・搬入時の立会い

いよいよ、搬出・搬送作業です。搬入時は立ち会って、レイアウトの確認や傷の有無を細かくチェックします。もし搬出・搬入中に傷がついてしまった場合は、写真を撮っておきましょう。養生前の写真と比べれば、賠償責任の証拠につながります。

関係省庁などへ書類を届け出

法務省、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署などで届ける書類作成が必要です。移転前、移転後で必要な書類が異なりますので、よく調べておき、漏れがないようにしましょう。

各書類に関しては、以下の記事を参考にしてください

原状回復工事を行い、物件の引き渡し

退去に伴う原状回復工事が完了した後は、オフィス内の点検を実施し備品や私物などの残置物がないことを徹底的に確認します。

その後、管理会社の担当者立会いのもと、物件の最終確認および引き渡し作業を行います。預かっている全ての鍵類を管理会社へ返却するのも忘れずに行いましょう。

口座やクレジットカードの登録情報の変更

移転に伴い、銀行口座や法人クレジットカードの登録情報（住所など）の変更手続きを行います。移転後の金融取引を円滑に行うためにも、この手続きは重要です。銀行口座の変更手続きは、支店窓口での対応も可能です。法人クレジットカードについては、各社のウェブサイトから必要書類を入手し、オンラインで手続きを進めるとスムーズです。

なお、金融機関により手続き方法や必要書類が異なりますので、事前に各機関へ確認しておきましょう。

オフィス移転を成功させるポイント

今までオフィス移転で必要なチェックリストを時系列でみてきました。ここからはオフィス移転で成功させるポイントを解説します。

現在のオフィスで抱える課題と改善点を洗い出す

「課題点と移転後の理想オフィスを考える」でも触れましたが、現在のオフィスで抱える課題と改善点を検討するのは、オフィス移転プロジェクト全体を通して非常に重要な工程です。ここを疎かにしてしまうと、コンセプトや目的が曖昧になってしまい、結果的に移転後に業務効率が悪化してしまうことなども起こってしまいます。

課題の洗い出しと目的を明確化した後は、従業員の働きやすさや自社の中期経営計画などとも照らし合わせながら、最適なレイアウト・機能を検討していきます。

イメージに合うオフィスに強みがある仲介業者を選ぶ

コンセプトや目的が固まって、新オフィスのイメージができあがっても、それにふさわしいオフィスに出会えなければ意味がありません。立地やオフィスイメージに合う物件に強みがある不動産会社を選びましょう。企業規模、エリア、築年数などから相応しい仲介業者を選ぶことが大事です。

スタートアップ/ベンチャーにはセットアップオフィスもおすすめ

ここまで読んで、「移転プロジェクトは大変そう」「費用が掛かりすぎる」と感じた方もいらっしゃると思います。特に、スタートアップ/ベンチャー企業では費用面で負担が大きいのが実情です。そうした企業では、移転にかかる費用や手間が削減できる「セットアップオフィス」もおすすめです。

「セットアップオフィス」を選択すれば、あらかじめオフィスの内装や設備が用意されているため、大幅な費用削減が見込めます。事前に必要な設備が整っているため、移転後もすぐに業務をスタートできます。移転にかかる初期費用の捻出が難しいスタートアップ/ベンチャー企業などにおすすめのオフィス形態と言えるでしょう。

スタートアップ企業におすすめのセットアップオフィス

ここで、サンフロンティア不動産が取り扱う、スタートアップにおすすめのオフィスをいくつか紹介します。参考になさってください。

まとめ｜オフィス移転を検討し始めたら、サンフロンティア不動産にご相談ください

オフィスを移転する際は、まず移転の目的やコンセプトを明確にすることが重要です。そのために、現オフィスの課題と改善点を洗い出しましょう。そして、目的やコンセプトに沿って、移転先に求める場所・広さ・内装などを決めていきます。

業務への影響を最小限に抑えるため、作業工程の適切な配分、タスクの効率的な振り分け、全社員への事前周知を徹底することが重要です。また、移転業者の選定においては、費用面やデザイン性に加え、長期的な信頼関係が構築できそうか、自社が理想とするオフィス環境を実現できそうか、など多角的な観点から業者を選定しましょう。

移転プロジェクトの円滑な遂行には、詳細な工程表とチェックリストの作成が不可欠です。本記事の内容およびチェックリストを活用いただき、貴社のオフィス移転が成功できることを願っております。

もし、オフィス移転で何かお困りごとがありましたら、オフィス移転のプロであるサンフロンティア不動産にお問い合わせください。