オフィス移転費用はどれくらいかかる？移転費用削減のポイントも解説

オフィス移転を考えた際、どの程度の費用がかかるのか分からないといった方も多いのではないでしょうか。新オフィスにかかる費用はもちろん、現オフィスの原状回復工事費や、引っ越し費用など多岐にわたります。今回の記事では、オフィス移転にかかる主な費用を項目ごとに解説します。費用の節約ポイントも解説していますので、オフィス移転担当者の方は参考になさってください。

オフィス移転でかかる費用

オフィス移転には、大きく分けて以下の項目で資金が必要になります。

• 新オフィスの構築費用
• 現オフィスの退去費用
• 引っ越し費用
• その他・諸費用

移転費用は、オフィスの規模はもちろん、季節によって引っ越し費用なども変わってきますので、一概には言えませんが、ある程度の予算が必要になってきます。企業ごとの条件によって費用も大きく上下するため、実際の費用を確かめるために事前の見積もりは必ず取りましょう。

ここからは、項目ごとの目安を解説します。

新オフィスの構築費用

まずは新オフィスにかかる費用です。これは、賃貸借契約にかかる費用、内装・設備工事費用、オフィス家具・什器購入費用、ネットワーク機器の移転費用などが含まれます。

賃貸借契約にかかる費用

オフィスの賃貸借契約では、敷金・礼金の支払いが必要です。一般的に、敷金は家賃の6～12カ月分、礼金は家賃の1～2ヶ月分が相場になります。また、仲介手数料として家賃の0.5カ月～1カ月分＋消費税、火災保険料として年間1～2万円程度、保証委託金が家賃の0.5～1カ月分が必要です。

さらに、前賃料として翌月分の家賃も合わせて支払います。月の初めに引っ越しするのであれば2カ月分近く、月末頃であれば1カ月分近くの支払額になります。

内装・設備工事費用

新しいオフィスの内装や設備工事費用は移転費用の中でも比較的大きな出費になります。

内装工事は以下の3種類。

• A工事：オーナーが自ら、指定業者に発注する工事（共用部分など）
• B工事：オーナー指定業者に借主が発注する工事（ビルの躯体や設備に関わる工事）
• 借主側が業者に発注するテナント内装工事

この中で、貸主が負担するのはB工事とC工事です。オフィスの広さ、仕様によって工事費用は大きく変わりますが、一般的な目安は坪単価15〜25万円程度です。こだわった内装にする場合は、坪単価40万円以上必要な場合もあります。

また、工事を実施する際は、工事代金の一部を完成前に支払う工事着手金が発生することが多いので注意しましょう。工事着手・工事中・完了後の3回に分けて支払う場合もあります。

一方、電気・空調・防災などの設備工事費用を含めた坪単価は、20～35万円が相場になっています。

オフィス家具・什器の購入費用

デスク、チェアー、脇机、収納ワゴン、書庫、ロッカー、テーブル、パーテーション、ホワイトボードなど、オフィス内で使用する家具や什器の購入費用もかかります。相場は、1人5～30万円程度です。什器に関しては、こだわればこだわるほど高くなるので、あらかじめ予算を設定してから選ぶのがおすすめです。

また、新品を揃えると高額になるため、中古品の活用やリースなどで経費を抑えることも検討しましょう。中古品は、状態を確認し安全性を確保する必要がありますが、購入費用を大幅に抑えられる場合があります。

また、実際に使う従業員の意見も反映させながら、オフィス家具を選ぶこともおすすめです。これにより、移転後の従業員の帰属意識やモチベーションの向上が期待できます。

ネットワーク機器などの移設・設置費用

ネットワーク機器、電話機、複合機の移設・設置費用も必要です。新しいオフィス環境に合わせてシステムを構築する必要があるため、IT業者への外注費用が発生します。オフィス規模や要求スペックによって費用は変動しますが、坪単価5～15万円程度、電気・電話・LAN工事は1人当たり5～10万円が相場です。また、新規でICT基盤を設置する場合はシステム構築費用が別途必要になります。

現オフィスの退去にかかる費用

次は、現オフィスにかかる費用をみていきましょう。原状回復工事に加えて清掃費用がかかってきます。

原状回復費用

オフィスの賃貸借契約では、退去時に原状回復が義務付けられています。内装の一部撤去や、壁・床の補修などを貸主負担で行う必要があります。賃貸オフィスの規模や築年数によって変動しますが、おおよそ、小規模オフィスで坪単価5～7万円、中規模オフィスで坪単価7～10万円、大規模オフィスで坪単価10～30万円必要です。さらに、大型の換気扇や暖炉、シャンデリアを設置していたり、防音室などを作っていたりするなど、こだわった内装を施している場合は高くなる可能性があります。入居時に敷金を払っている場合は相殺されますが、足りない分を追加で支払います。

退去時清掃費用

賃貸借契約書の特約内にオフィスクリーニングに関する項目が含まれていることがあります。原状回復に加えて、カーペットクリーニング、エアコンクリーニング、水回り清掃、壁紙張替えなどを行う必要があります。クリーニング費用は、50㎡につき3～5万円程度が相場です。

引っ越し費用

続いて、現オフィスから新オフィスへの引っ越しにかかる費用を解説します。

搬出・搬入費

従業員1人当たり2～5万円が相場ですが、年度末や秋口といった引越しの繁忙期は料金が上がります。また、エレベーターの有無、クレーン作業が必要かどうか、組み立て家具の存在などでも料金は変動します。美術品や有価証券は、紛失や破損時の賠償金が高額になるため、依頼できない可能性があり、注意が必要です。

不要品の廃棄にかかる費用

• 大型家電：エアコン、洗濯機、冷蔵庫、テレビ、パソコン
• 小型家電：電話、FAX、携帯電話、デジタルカメラ
• その他：金属スクラップ、廃プラスチック類、古紙、ガラス・陶磁器くず

ただし、セキュリティや個人情報の観点から、PCなどを売却する前は、確実にデータ消去を行います。自社で行うのは漏れなどがある可能性があるため、PCデータ専門業者に依頼するのもいいでしょう。

産業廃棄物はマニフェストが必要

事務所から出る不用品は産業廃棄物として分類されるため、その収集・運搬・処理の際には、マニフェストの発行が法令で定められています。

マニフェストは産業廃棄物管理票とも呼ばれ、廃棄物が適切に処理されたかを追跡・確認するための重要な文書のことです。排出される産業廃棄物の種類ごとに個別の管理票を作成する必要があり、廃棄物の内容や数量、運搬事業者の情報などを詳細に記録し、廃棄物の引き渡し時に業者へ渡すことが求められています。そのため、処理業者に委託する際は、必ずマニフェストの作成を依頼することを忘れないようにしましょう。

なお、マニフェストの未作成は法令違反となります。この場合、処理を請け負った業者のみならず、廃棄物を排出した事業者も処罰の対象となるため、十分な注意が求められます。

その他・諸費用

オフィス移転時には、税務署、法務局、社会保険事務所など、複数の行政機関への届出が必須となります。これらの手続きには専門知識が必要なため、行政書士などの専門家に依頼することをおすすめします。行政書士への報酬は通常2～5万円程度、関連する届出書類の作成費用は10～25万円ほどが相場です。

また、取引先や関係各所への案内状などの告知費用として、従業員1名あたりにつき1～2万円ほどを見込んでおく必要があります。また、自社の従業員の入館用のIDカード、名刺の発行費用もかかります。住所変更に伴い、会社のパンフレットなどのさまざまな印刷物や広報物の更新費用も発生します。

オフィス費用を節約するポイント

これまで、オフィス移転にかかる費用を主要な項目別に紹介してきました。高額な費用がかかるため、予算を少しでも減らしたいという企業も多いことでしょう。ここからは、節約するポイントを解説します。

事前準備・計画的なオフィス移転が重要

オフィス移転には、数百〜数千万円単位の費用が掛かり、企業規模が大きくになるにつれて、高額になっていきます。そのため、オフィス移転の計画段階から十分な準備を行い、費用を見積もっておくことが大切です。移転時期、規模、予算などを明確にすることで、無駄な支出を抑えられます。

また、決められた計画通りに業務をこなせず、スケジュールが後ろ倒しになってしまうと余計な出費がかさんでしまいます。くれぐれも余裕を持った準備・計画を立てて、計画通りに進めていきましょう。

セットアップオフィス活用で内装工事費などを削減

移転にかかる費用や手間を少しでも削減したい方は、「セットアップオオフィス」もおすすめです。あらかじめオフィスの内装や設備が用意されているため、大幅な費用削減が見込めます。事前に必要な設備が整っているため、移転後もすぐに業務をスタートさせることができます。移転にかかる初期費用の捻出が難しいスタートアップ/ベンチャー企業などに、特におすすめのオフィス形態となっています。

自社の企業規模に合った業者を選ぶ

オフィス移転に関わる各種業者の選定にあたっては、自社の規模やニーズに合ったサービスプランを検討することが重要です。その際に、あらかじめオフィス移転の目的、条件、予算、期間を整理しておき、必要な設備、不要な設備を洗い出しておくことが必要不可欠です。

業者選びについては、オフィス移転の実績はもちろん。引っ越し専門会社、オフィス移転コンサルまで行っている企業に頼むかで費用が変わってきます。「どこまでが社内でできて、どこまでができないか」を明確化することが重要です。

まとめ｜オフィスへの移転でお困りなら、お気軽にサンフロンティア不動産にご相談ください

以上のように、オフィス移転にかかる費用を項目ごとに見てきました。「意外とかかるな」と思われた方も多かったのではないでしょうか。ただ、事前の十分な準備と適切な業者選定によってコストを最小限に抑えることができます。移転時期や規模を見極め、費用対効果を意識して対応することが肝心です。

また、移転費用と手間が削減できる「セットアップオフィス」というオフィス形態もあるので、自社に合った移転先を探すことが重要です。

オフィス移転で何かお困りごとがありましたら、オフィス移転のプロであるサンフロンティア不動産にお問い合わせください。