オフィス・事務所移転で必要な手続きについて詳しく解説！

オフィス・事務所移転が決まった際、やるべき手続きは社内外を含めて数多くあります。特に、各種行政機関への届け出は漏れがないように気を付けましょう。今回の記事では、オフィス移転に必要な手続きをまとめて解説していますので、お役立てください。

オフィス・事務所移転が決まった際に必要な手続き

行政機関に必要な届け出

まずは、行政機関に必要な届け出を紹介します。作成すべき書類や送付先は多岐にわたり混乱してしまう可能性があるため、1つずつ確実に対応していきましょう。

年金事務所：適⽤事務所所在地/名称変更届

「適⽤事務所所在地/名称変更届」を年金事務所に提出します。社会保険の適⽤事業所が変わった場合、新しい所在地を管轄する年⾦事務所に移転当日～5日以内に届け出が必要です。これにより、社会保険料の納付先や保険給付に関する⼿続きなどが新しい年⾦事務所で⾏われるようになります。各事務所により、添付書類は異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

提出書類に加えて、登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の写しなど、移転後の住所が確認できる書類が必要となる場合もあるので注意しましょう。

管轄する労働基準監督署：適用事業報告書、就業規則届など

労働基準監督署へは以下の届け出が必要です。

• 安全管理者選定報告
• 衛生管理者選定報告
• 産業医選任報告
• 適用事業報告書
• 就業規則届
• 時間外、休日労働に関する協定書

これらの届け出は、移転後速やかに行わなければなりません。このうち、「衛生管理者選定報告」「産業医選任報告」は労働者が50人以上いる事業者で提出が必須になります。さらに、「安全管理者選定報告」は、労働者が常時50人以上、林業/鉱業/建設業/運送業/清掃業/製造業/電気業/ガス業などにあたる業種で提出が必要です。

さらに、労働保険内容に変更がある場合は、加えて以下の提出物が必要です。

• 労働保険関係成立届
• 労働保険概算、増加概算申請書
• 確定保険料申請書

労働基準監督署への提出物はとにかく多いので、まとめて提出するようにしましょう。

法務局：本店移転登記申請書など

法務局には、移転当日～2週間以内に「本店移転登記申請書」「支店移転登記申請書（支店が移転する場合）」の届け出が必要です。登記を怠った場合は過料が科される場合があるので注意しましょう。

税務署・都道府県税事務所：異動届出書など

税務署には「納税地の異動届出書」「給料支払い事業所などの移転届出書」、都道府県税務署には「法人異動申告書」の届け出が必要です。特に、「納税地の異動届出書」は移転後速やかに行う必要があるため、新しい税務署の管轄区域は事前によく確認しておきましょう。

ハローワーク：雇用保険関連

ハローワーク（職業安定所）へは「事業所各種変更届」の届け出が必要です。遅れると罰則が科される場合があるため、移転当日～10日以内に忘れずに行いましょう。

郵便局：転居届

郵便局には、移転が確定してから速やかに「転居届」を提出します。これは、新住所への郵便物の転送を郵便局に依頼するために必要な届け出です。

転居届を提出すると、届出日から1年間、旧住所宛ての郵便物が新住所に無料で転送されます。転送開始日を指定することも可能です。転居届を提出しない場合、郵便物が宛先不明で差出人に返送されてしまい、差出人に迷惑をかけることになりますので注意が必要です。

管轄の警察署：車庫証明

社用車などの所有車両があれば、新しい保管場所を管轄する警察署へ「車庫証明」の変更手続きが必要です。これは会社名義の車両がある場合のみ対象になります。

移転先の管轄消防署：防災管理者選任届

オフィス移転に伴い、新オフィスでの防災管理者を速やかに選任し、所轄の消防署に「防災管理者選任届」を届け出る必要があります。防災管理者とは、⽕災などの災害発⽣時に適切に避難誘導などを⾏う責任者のことです。

内装業者が代理で提出してくれる場合もあるため、自社で提出が必要かどうかを確認しておきましょう。

事務所移転で必要な手続き

続いて、事務所移転で必要な手続きを紹介します。

オフィスの解約と新オフィスの不動産契約

現オフィスの解約手続きと新オフィスの不動産契約を行いましょう。解約手続きは、契約書で定められた予告期間を守る必要があります。一般的には3カ月～6カ月前と決められていますので、移転が決まったらなるべく早くオーナー/管理会社に知らせましょう。

なお、新オフィスの不動産契約に相当する費用は以下がかかります。

• 前家賃
• 敷金・礼金
• 仲介手数料
• 火災保険料
• 保証委託金
• 内装・設備工事費用
• オフィス家具・什器の購入費用

詳しくは以下の記事に記載していますので、参考にしてください。

ガス・電気・インターネット・電話回線の移設手続き

オフィス移転に伴い、各種インフラ（ガス・電気・インターネット・電話回線）の切り替え手続きが必要です。

まず、移転先における通信環境（インターネット回線および電話回線）の設備状況を事前に調べます。次に、現契約中の通信事業者に移転計画を通知します。

それ以降の対応は以下の二通りです。

• 同一事業者のサービスを継続利用する場合：移転手続きを実施
• 別事業者へ切り替える場合：現契約の解約手続きを実施

銀行口座・クレジットカードの住所変更手続き

銀行口座・クレジットカードの住所変更手続きはついつい忘れがちですので、注意しましょう。銀行口座の住所変更などの各種手続きは、各金融機関の窓口にて直接手続きが可能です。法人カードの住所変更手続きは、各カード会社が提供するウェブサイトを利用することで、効率的に処理できます。

ただ、各金融機関・カード会社によって申請方法や提出書類の要件が異なるため、事前に各社へ手続きの詳細を確認しておくといいでしょう。

備品、リース品の必要手続き

オフィスにある備品は棚卸しを行い、移設品・廃棄品・新規購入品に区分けします。その上で、移転先での適切な配置計画を立案し、必要な梱包資材を手配しましょう。

リース品に関しては、契約先へ移転通知を行い、移設が必要な機器を特定します。併せて契約条件の確認と住所変更手続きを進め、移設作業の日程を決めます。また、この際に保守契約の見直しを行うといいでしょう。

社内外への周知

社内外への周知も忘れずに行いましょう。

取引先への周知

移転に際し、取引先への挨拶状などが必要です。これらの通知は、取引先の基幹システムにおける請求書や契約書の登録情報の更新に要する時間を考慮して、十分な余裕をもって発送してあげるといいでしょう。

移転通知の送付先は、取引先を含め以下が該当します。

• 主要取引先
• 取引金融機関
• 所属団体
• 各種リース契約先（情報機器、通信機器、空調設備、レンタル備品など）
• 定期刊行物の購読元
• 各種会員制サービス提供元
• ならびに消耗品納入業者など

社内への告知・従業員向けの説明会の実施

従業員向けの移転告知や、必要であれば説明会も実施します。その際、説明資料も必要だと思いますので、作成時間を考慮して早めに着手しておくといいでしょう。

マスコミ向け説明会の実施・プレスリリースの作成

規模や業態によっては、マスコミ向けのオフィス移転に関する説明会を実施する企業もあります。ただし、説明会の実施有無に関わらず、移転に関するプレスリリースの配信はすることをおすすめします。

プレスリリースでは、新事務所の所在地や移転時期などの基本情報に加えて、移転の目的や新オフィスのコンセプトについても言及でき、ステークホルダーへの効果的な情報発信が可能です。

名刺やウェブサイトなど各種媒体での住所変更

従業員の名刺はもちろん、各種書類、社判、ゴム印、封筒、社員証、請求書、領収書、会社案内のパンフレット、販促用の冊子、ウェブサイトまで、住所変更を忘れずに行っておきます。企業によっては多岐にわたるため、漏れがないように再三チェックするとよいでしょう。

まとめ｜オフィスへの移転でお困りなら、お気軽にサンフロンティア不動産にご相談ください

今回の記事では、官公庁を中心に、オフィス移転に必要な手続きを紹介しました。官公庁向けの届け出に関しては、サンフロンティア不動産でチェックリストを用意していますので、適宜ダウンロードしてご活用ください。

オフィス移転で何かお困りごとがありましたら、オフィス移転のプロであるサンフロンティア不動産にお問い合わせください。

スタートアップ企業におすすめのオフィス

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