オフィス増床の進め方を徹底解説！オフィス拡張のポイントや注意点とは

現状のオフィスが手狭になってきた場合は、増床を検討してみてはいかがでしょうか。本記事では、オフィス増床の種類、進め方、注意すべきポイントなどを紹介しています。特に、成長中のスタートアップ・ベンチャー企業は今後増床の可能性も高いと思いますので、経営者/担当者の方は参考にしてみてください。

オフィス増床を行う理由とは

オフィス増床は、組織が成長したことによる従業員や業務量の増加に伴い、床面積を増やすことを指します。増床することで、オフィス環境の改善や業務効率の向上など、職場環境をより快適にすることができます。

新たなスペースや設備を導入することで、従業員の生産性向上に役立つほか、働きやすさにも配慮できるでしょう。

オフィス増床の種類とそれぞれのメリットとデメリット

オフィス増築と一括りにいっても、「内部増床」「分室増床」「移転による増床」「ビルの建て替え」と4つの形態に分けられます。それぞれのメリットとデメリットを見てみましょう。

内部増床

分室増床

分室増床は、本来ある拠点とは別の場所に分室を設け、そこでオフィススペースを拡大することを指します。拠点を分けることで業務を分担しやすくなり、それぞれの分室が専門性を高めた効率的な事業運営を行えるメリットもあるでしょう。

一方で、物件の取得・賃貸、設備導入、人材配置などで大きな初期投資が必要なほか、地理的な距離が障壁となり、社員間の連携やコミュニケーションが損なわれる場合があることがデメリットといえるでしょう。

移転による増床

移転による増床は、最新の設備やインフラを導入でき、業務における快適性や生産性の向上が期待できます。レイアウトの自由度が増すことから、内装を業務内容に適した設計にしたり、ブランドイメージを表現したりすることが可能でしょう。また、利便性が高い場所へ移転すれば、従業員の満足度はもちろん、取引先へも好印象を与えることができます。

一方で、新しい物件の取得・賃貸、引っ越し作業、内装工事などに伴う初期費用、スペース拡大に伴った清掃や維持管理コストの増加を頭に入れておかねばいけません。さらに、新しい立地が顧客や取引先にとってアクセスしにくい場合、関係性に影響を及ぼす可能性もあるため、立地選びには最新の注意を払いましょう。

ビルの建て替え

自社ビルを保有しているのであれば、ビルの建て替えによる増床も考えられます。最新設備の導入や新しい用途やニーズに合わせた柔軟なレイアウト設計が可能になり、スペースの有効活用ができるでしょう。また、最新の建築基準を満たすことで、地震や火災など災害に対する安全性も強化できます。

しかし、建て替えには解体費用や新築費用が必須となり、多額の資金が必要です。また、解体から新築までの期間中に建物を使用できないため、仮オフィスを準備しなければいけないほか、事業や収益に影響が出る可能性も考えられるでしょう。

オフィス増床を行う際に注意すべきポイント

オフィス増床を行う際の注意点を見ていきましょう。

費用・手間はどれぐらいかかるか

増床の種類によって費用は異なるものの、賃料の増加、内装工事費、家具・設備の購入費、引っ越し費用、ITインフラの再構築費用などが発生します。また、設計や施工の調整、テナント契約変更手続きなどの手間がかかることも頭に入れておきましょう。

従業員の働きやすさや業務効率向上のメリットを得るためには、初期費用と運用コストを慎重に比較し、長期的な視点での投資対効果を検討することが重要といえます。

従業員の負担を抑えられているか

従業員の負担を抑えるには、移転やレイアウト変更の影響を最小限にする計画が重要です。分室増床や移転の場合は、通勤時間が増えない立地選び、業務が中断しないようなスムーズな移行スケジュールを計画することなどが必要でしょう。

新オフィスの環境改善を事前に共有し、ポジティブな期待感を抱かせることは効果的です。また、移行期間中のリモートワークの活用や、社員からの意見収集を通じた調整を行うことで、不満やストレスも軽減できるでしょう。

今後の成長戦略・人材戦略に合っているか

将来の成長戦略や人材戦略を考えると、将来的な事業規模の拡大や働き方の変化に対応できる柔軟なスペース設計が重要です。移転先の立地が顧客や取引先、あるいは採用ターゲットにとってアクセスしやすいかどうかもポイントでしょう。

働き方を今一度見直すチャンス

オフィスの増床は、従業員のニーズや業務効率を再評価し、柔軟で効果的な働き方を実現するための環境を整備できるチャンスと捉えることもできます。これは一例ですが、ハイブリッドワークに対応したスペース設計、チーム間のコミュニケーションを促進する共有エリアの設置などが考えられます。

また、通勤負担の軽減や快適性向上を目的に、立地やアクセス条件を見直すことも可能です。移転を単なる場所の変更ではなく、企業文化や生産性を高める機会として活用することが重要といえるでしょう。

オフィス増床の進め方とは

次は、実際の進め方を見ていきましょう。

目的の明確化・プロジェクトチームの発足

オフィス増床の成功には、明確な目的設定が不可欠です。業務効率の向上、人員増加への対応、ブランドイメージ向上など、増床の目的を具体化し、全社で共有するとよいでしょう。これにより、必要スペースや機能、予算などの優先順位を明確化し、適切な判断を下せます。

また、増床プロジェクトを円滑に進めるため、部門横断的なチームを編成することも必要です。総務やIT、人事部門の代表者を含め、各分野の専門知識を活用しながらスケジュール管理、調整、意思決定を効率化していきましょう。

増床のやり方と場所を選定

まず、現状の業務フローや従業員の動線を考慮し、内部増床とするのか、あるいは分室増床や移転にするのかなど、最適な拡張方法を検討します。同時に、立地の利便性や通勤アクセス、コストなどを基準に候補地を選定しましょう。

増床先が既存オフィスから遠い場合は、チーム分断やコミュニケーション効率への影響を考慮する必要があります。これらを踏まえ、業務効率と従業員満足度を両立する増床方法を決定することが重要です。

レイアウトを考える

オフィス増床に伴い、業務効率と快適性を向上させるレイアウト設計が重要です。現状の課題や業務フローを分析し、チームの連携や動線を最適化する配置を考えましょう。コミュニケーションを促進するためのオープンスペースや、集中作業に適したエリアのバランスを調整することもポイントです。会議室や休憩スペースの配置を含め、従業員が利用しやすい環境を整えましょう。

また、拡張性を考慮し、将来的な組織拡大にも対応できるような柔軟なレイアウトを設計することも求められます。

各種業者の手配

オフィス増床には、複数の業者との調整が必要となります。まずは設計業者を選定し、レイアウト設計や内装の仕様を依頼しましょう。次に、施工業者を手配し、工事のスケジュールや予算、品質管理を調整します。

ITインフラの整備が必要な場合は、IT業者にネットワーク設備やセキュリティ対策を依頼します。加えて、家具や設備の調達を担当する家具業者、移転作業を行う引っ越し業者の手配も重要です。各業者との連携を密にし、スムーズに進行できるよう、進捗管理を徹底しましょう。

成長中のスタートアップは増床も考えたオフィス選びを

スタートアップがオフィスを選ぶ際、現在のニーズだけでなく、将来の成長に備えた選定が重要です。成長に伴い、従業員数が増える可能性が高いため、増床を見越して余裕を持ったスペース設計や可変性の高いレイアウト設計を実施するとよいでしょう。

また、立地や賃料だけでなく、近隣の事業環境やアクセスの良さを考慮することも大切です。将来的なオフィス拡張や移転を見据えて、賃貸契約における柔軟性や必要に応じた増床オプションを交渉することも、安定的な成長を支えるポイントになります。

まとめ｜オフィス移転・増床をお考えなら、サンフロンティア不動産にご相談ください

オフィス増床は、企業の成長に伴う従業員数や業務量の増加に対し、業務効率が向上できる、重要な施策の1つです。増床を通じて、新たな設備やスペースを導入し、生産性の向上や働きやすい環境の整備が可能となります。

増床を進める際には、費用や手間、従業員の負担を最小限に抑える計画が大切です。さらに、将来の成長や人材戦略に合わせた柔軟なオフィス選びも必須。移転や増床を働き方の再評価と捉え、企業文化や生産性を高めるチャンスとして活用することが求められます。

本記事の内容を活用いただき、貴社のオフィス移転が成功できることを願っております。もし、オフィス移転で何かお困りごとがありましたら、オフィス移転のプロであるサンフロンティア不動産にお問い合わせください。