オフィスが狭いと感じたら試したい8つの改善策！オフィス移転すべき基準も解説

オフィスの広さは、従業員のモチベーションや生産性に関わる重要な要素です。事業拡大に伴い従業員を増やした企業では、オフィスが手狭になる感覚を覚えることでしょう。「オフィスが狭くなってきた」と感じたとき、従業員のモチベーションや生産性を低下させないためにどのような対策を講じたらよいのでしょうか。本記事では、オフィスが狭いと感じたときに試したい、8つの改善策をご紹介します。

ストレスなく働けるオフィスで必要な広さとは

従業員がストレスなく働ける環境を用意するためには、オフィスに必要な広さを把握しておく必要があります。オフィスの広さについては、最低限確保すべき従業員1人当たりの面積が法令で定められています。法令で決められた面積やオフィス家具メーカーが推奨する広さを参考に、現在の自社のオフィスに必要な広さを算出してみましょう。

法令上必要な広さ

法令においては、従業員1人当たりのオフィス面積が労働安全衛生法に基づく事務所衛生基準規則にて定められています。

（気積）
第二条
「事業者は、労働者を常時就業させる室（以下「室」という。）の気積を、設備の占める容積及び床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない。」

参考サイト：e-GOV法令検索「事務所衛生基準規則」

10立方メートルは、坪数にして約1.4坪です。これは、最低限確保しなければならない面積のため、「ストレスなく働ける環境」とは言い切れません。実際にはこれ以上の坪数を確保することが望ましいでしょう。

メーカーが推奨するオフィスの広さ

一方、オフィス家具メーカーが推奨する従業員1人当たりの面積は2～4坪です。法令で定められた面積よりもゆとりのある基準です。

従業員それぞれがストレスなく働ける環境をつくりたい場合には、こちらの指標を参考に必要なオフィスの広さを算出することをおすすめします。

また、快適に利用できる通路の広さを確保できているかの確認も重要です。人がすれ違うことのある通路幅の目安は、1200～1600ミリです。デスクとデスクの間は900～1200ミリを確保しておくと、スムーズに通行できます。

狭いオフィスによるデメリット

モチベーションが下がりストレスになる

人と人の距離の近さは、ストレスの要因になります。人が近すぎる環境では、集中できずにモチベーションが低下してしまう可能性があります。集中できないことで業務が思ったように進まず、さらなるストレスを生んでしまうこともあるでしょう。

生産性が下がる

オフィスが狭く人との距離が近い状態では、周囲の視線や人が出す音が気になってしまい、業務に集中できず生産性を低下させる可能性があります。

また、通路が狭い場合には通行する際に気を遣わなければならず、スムーズな動線を確保できないことがあるでしょう。1回の通行時にかかる余計な時間はわずかなものでも、積み重なれば大きな損失になってしまいます。

コミュニケーションが制限される

狭いオフィスは、社内コミュニケーションにも影響をもたらします。円滑に移動できる通路幅が確保されていない場合、移動が面倒と感じてしまい、情報の共有や伝達がおろそかになってしまうことがあります。

コミュニケーション不足は連携ミスや人間関係の悪化など、さらなるデメリットを生じさせる可能性があるため注意が必要です。

オフィスが狭いと感じたら試したい8つの改善策！

このようなデメリットが生じる前に、オフィスが狭いと感じたときには次の8つの改善策を試してみてください。

1.フリーアドレスの導入

従業員1人に対してデスクを1つ用意している企業は、フリーアドレスを導入してみましょう。フリーアドレスとは、個人に固定席を設けず、それぞれが好きな場所で働くワークスタイルのことです。

フリーアドレスにすることで、テレワークや外回りでオフィスにいることが少ない従業員のデスクに使っていた面積を有効活用できます。

全面的にフリーアドレスを導入するのではなく、一部をフリーアドレスにする方法もあります。常にデスクで作業をしている事務職は固定席に、営業職やクリエイティブ職はフリーアドレスにというように、職種で異なるワークスタイルを採用してもよいでしょう。

2.運用の仕方を見直す

オフィスの運用方法を見直してみることも効果的です。特にオフィス内に書類を多く保管している企業の場合、一定期間が経過した書類はデータ化してしまうのも1つの手です。

備品が多い場合には、備品の使用率を調べ、「必要以上に置いていないか」をチェックしてみます。また、共有できる事務用品や文具は、一ヵ所に集めて共有するようにするとスペースの無駄がありません。

荷物がオフィス内に放置されているケースでは、利用されていない荷物はレンタル倉庫などに預ける、各個人の荷物は整理整頓するように発信するなどの対策を講じましょう。

3.レイアウトの変更

デスクの位置やレイアウト、収納庫、家具の位置を変えるだけで、通路幅を確保できる可能性があります。

また、窓の近くに大きな家具を置かないようにするなど、開放感のある空間を演出できます。通路幅の確保のために、デスクのレイアウトも見直してみましょう。

4.共有スペースを複数の用途で使用する

共有スペースに複数の役割を持たせることで、スペースの節約が可能です。普段は会議室に、来客時には応接室として使用するほか、従業員の休憩スペースをミーティングスペースとしても利用できるようにするなどの方法が考えられます。

5. オフィス家具やオフィス用品のサイズを変更する

これらの方法を試しても手狭に感じてしまう場合には、オフィス家具やオフィス用品を小さいものに更新してみましょう。背の高い家具が多いオフィスには圧迫感があるため、中央に置く家具は低いものに変えるだけで開放感が出ます。

6.パーティションになる棚などの兼用家具を利用する

背の高い収納を低いものに変えると収納が減ってしまうという場合には、エリアを区切るためのパーティションを収納家具に変更してみるのも一つの方法です。休憩スペースやミーティングエリアを区切るパーティションをおしゃれな本棚・収納棚に変更するなど、デザイン性にもこだわることでオフィスの印象も変わります。

7.ペーパーレス化を推進

古い書類のデータ化だけでなく、現在紙で行っている業務をペーパーレス化することでも保管にかかるスペースを削減できます。ペーパーレス化は業務効率化にもつながり、生産性の向上も期待できます。

契約書を電子契約にしたり、会議の資料をデータ化して参加者のPCに送ったりするなど、できる部分からペーパーレス化をはじめてみましょう。

8.デッドスペースを有効に使う

オフィス内に、使われていないスペースがないかをあらためてチェックします。デッドスペースになりやすい柱周辺に収納を置く、柱にホワイトボードを貼り活用するなどの方法もあります。

ホワイトボードとあわせてスタンディングデスクを置けば、少人数で使えるミーティングスペースにもなります。さらに、スタンディングデスクの下に収納棚を入れて、収納スペースにすることも可能です。

改善できない場合は移転も検討

これらの対策を講じても改善できない場合には、オフィスの移転も検討してみましょう。特に、さらなる事業拡大を考えている企業や、改善にかかるコストが高額になってしまう企業には移転の検討をおすすめします。

自社の事業や働き方にマッチするオフィスに移転することで、さらなる生産性の向上が期待できます。

予算を抑えたければ、機能性が高いセットアップオフィスもおすすめ

オフィスの移転を検討する際には、一般的な賃貸オフィスだけでなくセットアップオフィスも選択肢にいれておくことをおすすめします。

セットアップオフィスとは、内装やレイアウトが整えられた状態で貸し出されているオフィスのことです。セットアップオフィスの内装やレイアウト、デザインは、働きやすさも考慮されたものが多いです。

移動しやすい動線や使いやすいミーティングスペース、リフレッシュ効果の高い休憩室など、物件によって特徴もさまざまです。

セットアップオフィスでは内装工事や家具の購入・搬入が必要ないため、オフィス移転にかかる負担が軽減される利点もあります。セットアップオフィスは、移転にかかる費用や労力を抑えながら理想のオフィスに移転したい企業にもおすすめです。

まとめ｜セットアップオフィスが豊富なサンフロンティア不動産に是非ご相談ください

狭いオフィスは、モチベーションや生産性の低下を招きます。オフィスで働く従業員のため、会社の将来のためにも、オフィスには十分な広さを持たせることが重要です。

今後も事業を拡大し、従業員を増やす予定がある場合には、現状のオフィスを改善するよりも新たなオフィスを探し移転することをおすすめします。

移転先には、一般的な賃貸オフィスだけでなくセットアップオフィスも選択肢に含めることで、選べる物件の幅が広がります。

オフィス移転についての不安点や疑問点がある企業さまは、実績豊富なサンフロンティア不動産にご相談ください。物件探しをはじめ、オフィスの移転をしっかりとサポートいたします。