テレカンブースとは？業務効率化のために知っておきたいメリットと導入方法

新型コロナウイルス感染症への対策や多様な働き方の実現のために、リモートワークを導入する企業が増加しました。コロナが落ち着いてきた昨今、再び出社する流れが生まれているとはいえ、WEB会議システムを活用したミーティングや商談は引き続き多く行われています。このような背景から、オフィスにテレカンブースを設置する企業も多くあります。本記事では、テレカンブースとは何か、その種類やメリット、設置する上での注意点などについて解説します。

テレカンブースとは何か

コロナ禍で一気に普及

テレカンブースは、コロナ禍を機に多くの企業が注目した設備です。人との接触を控えなければならなかったコロナ禍においては、取引先や顧客と対面でのミーティングや商談が実施できず、WEB会議システムを用いていた企業が多くありました。

また、コロナ禍でのリモートワークの浸透も、テレカンブースが普及した理由の一つです。高速インターネットが一般的な現代においては、WEB会議も快適に行えることから、コロナ禍を経た後もテレカンブースが広く活用されています。

テレカンブースのメリット

テレカンブースを導入することで得られるメリットは、主に次の3つです。

• リモートワークの推進
• 交通費などコストの削減
• 機密情報の漏えい対策

オフィス内にWEB会議ができるスペースがあることで、自宅で作業をする従業員とオフィスで働く従業員の情報共有やコミュニケーションが容易になります。リモートでも気軽にコミュニケーションを取れる環境を用意することは、多様な働き方の支援にもつながります。

また、テレカンブースがあれば、取引先や顧客とのミーティングや商談などでも現地に赴かずにスムーズな対話が実現できます。これによって、移動にかかる時間やコストを削減できます。

WEB会議の普及にともない、会話の盗み聞きなどによる情報漏えいリスクが高まっています。テレカンブースがあれば、外に会話の内容を聞かれることなく、安心して遠隔会議を行えることでしょう。

テレカンブースの種類

テレカンブースには、主に「クローズ型」と「オープン型」の2種類があります。それぞれの特徴について見ていきましょう。

クローズ型

クローズ型は、壁や天井のすべてが包まれた完全個室タイプのテレカンブースです。遮音性や吸音性が高く、照明や換気も完備されていることが一般的です。

クローズ型は、個人情報や機密情報を扱うWEB会議や、重要な商談などの利用に向いています。また、個人が集中して業務を行うスペースとしても活用できることが利点です。

さらに、クローズ型には大きく分けて2つのタイプがあります。1つは、間仕切り工事によって造作された個室ブースで、オフィスの構造に合わせてカスタマイズ可能なため、より高い遮音性やデザイン性を追求できます。もう1つは、後から購入して設置できる既製品の置き型ブースで、設置や移動が容易なため、柔軟にレイアウト変更が可能です。それぞれの特徴を踏まえて、利用目的やオフィス環境に最適なタイプを選ぶことが重要です。

オープン型

オープン型は、3つの面の壁で囲まれているタイプのテレカンブースです。出入口が塞がれていないため、情報の秘匿性や遮音性、防音性などには優れていませんが、開放感があり、短時間のミーティングや軽い打ち合わせに適しています。

また、クローズ型よりも設置に費用がかからない点もポイントです。オープン型は社内メンバーとのWEB会議や、営業マンの電話対応などの利用に適しています。

テレカンブースを設置する上でのポイント

従業員の働きやすい環境づくりにもつながるテレカンブースは、遠隔会議が広く普及している現代には必須の設備といえます。これからテレカンブースを設置する場合、より活用しやすいよう次項から紹介するポイントを参考にしてみてください。

十分な台数を設置する

WEB会議だけでなく個人の作業スペースとしても活用できるテレカンブースは、従業員のニーズが高く混雑する可能性があります。設置後に台数が不足してしまうケースもあるため、十分な台数を用意することをおすすめします。

造作工事で作る場合はコストに注意

造作のテレカンブースでは、現在のオフィスデザインやニーズにマッチするものを用意できる利点があります。その一方で、あれもこれもと詰め込むことによってコストが高くなってしまうことがある点に注意しましょう。

また、設計から完成までに時間を要することもあり、急ぎテレカンブースを用意したいケースには不向きです。

既製品・レンタル品のテレカンブースも選択肢に

簡単に設置できる、既製品やレンタル品のテレカンブースもあります。既製品をそのままオフィスに搬入するだけで、すぐにテレカンブースを設置できることが利点です。ただし、カスタマイズ性に乏しいため、オフィスの雰囲気やデザイン、自社のブランドイメージとはマッチしない可能性がある点に注意が必要です。

中古品などでコスト削減も考える

既製品のテレカンブースを購入する際には、中古品の活用も視野に入れてみましょう。よりコストを抑えられます。

建築基準法と消防法の確認

テレカンブースのような個室ブースを設けるときには、建築基準法と消防法の確認が必要です。特に完全な個室になるクローズ型のテレカンブースは、建築基準法や消防法の対象になる可能性が高いです。

これらの法令を遵守することは、従業員の安全を守ることにもつながります。テレカンブースを導入する前にビルの管理会社や消防署、法律の専門家などに相談し、自社のオフィスにテレカンブースを設置するために必要な対応などを把握しておくことをおすすめします。

邪魔にならない設置場所を検討

テレカンブースは、その利用用途から人の往来が少ない場所に設置するのが望ましいでしょう。壁際やオフィスの奥などが考えられます。なおかつ、通行の邪魔にならない場所を選択することも大切です。

特に既製品のテレカンブースは大きさもあるため、視界や通行の邪魔になってしまう場所に設置すると、利用する従業員がストレスを感じてしまいかねません。

運用・ルールを適切に作る

前述したとおり、テレカンブースは従業員からのニーズが高い設備です。利用希望者が多い場合、運用方法やルールが策定されていない状態では、トラブルを招く可能性があります。

従業員同士のトラブルを防ぐためには、予約制の導入や連続して利用できる時間の設定などのルールが考えられます。明確なルールを設定し、周知することが大切です。

予算を抑えたければ、テレカンブースが設置してあるセットアップオフィスもおすすめ

これからオフィスへの入居を考えている、あるいは移転を考えている場合には、すでにテレカンブースが設置してあるセットアップオフィスがおすすめです。

テレカンブースは造作にせよ既製品にせよ、多くのコストが発生する設備です。新しいオフィスに入居するための費用に加え、テレカンブースのための費用もかかってしまうことになります。

内装やレイアウトがすでに整えられたセットアップオフィスなら、テレカンブースの設置費用だけでなく、内装工事にかかる費用も発生しません。テレカンブースを予算内で用意したい企業様は、テレカンブースのあるセットアップオフィスをチェックしてみてください。

おすすめ物件のご紹介：テレカンブース付きの居抜き・セットアップオフィス一覧はこちら

まとめ｜セットアップオフィス供給数が豊富なサンフロンティア不動産に是非ご相談ください

遠隔会議や個人の業務スペースにも活用できるテレカンブースは、従業員からのニーズが高い人気の設備です。

しかし、設置にはコストがかかるため、テレカンブースを諦めている企業も多いのではないでしょうか。

すでにテレカンブースを用意しているセットアップオフィスなら、テレカンブースの設置に費用をかける必要がありません。セットアップオフィスの多くは近代的でおしゃれな内装・インテリアであるため、よりよいオフィスへの移転を考えている企業にもおすすめです。

テレカンブースのあるオフィスをご検討中の企業様は、是非セットアップオフィス供給数NO.1のサンフロンティア不動産にご相談ください。オフィスの移転や入居に関するさまざまなご相談にお応えします。