オフィスの会議室・ミーティングスペースの必要数はどのくらい？

日常的に使用する会議室・ミーティングスペースは、オフィスに必須の設備です。コロナ禍を機にリモートワークが浸透し、一時はオフィスを縮小する企業もありましたが、昨今では再びオフィスに回帰する流れが生まれています。そのような中で、コロナ禍で普及したWeb会議の増加を背景に、会議室やミーティングスペースが不足するケースも少なくないようです。本記事では、会議室・ミーティングスペースの必要性や、その種類などについて解説します。

会議室・ミーティングスペースの必要性

リモートワークやフリーアドレス制など、多様な働き方を実現できる環境づくりを進めている企業が増えています。そうした中、会議室やミーティングスペースの需要はますます高まっているといえるでしょう。

さらには、コロナ禍を契機に普及したWeb会議の存在があります。Web会議はその後も継続して利用が進んでおり、Web会議を行う場として秘匿性が高い会議室が選ばれています。

また、ミーティングスペースにも高いニーズがあります。ミーティングスペースとは、社内での情報交換や思考の共有、アイデア出しなどに利用されるスペースのことです。

特にフリーアドレス制など各個人に決められたデスクがない場合には、チームの情報共有の場が別途必要です。オフィスのレイアウトを見直して、ミーティングスペースを新設した企業もあるでしょう。

明確な基準はないが不足しがち

会議室・ミーティングスペースの必要数に関する明確な基準はありません。しかし、「利用したいときに利用できない」という従業員の声がでているようであれば、会議室・ミーティングルームは不足している状況と考えてよいでしょう。

自社で必要な会議室・ミーティングルームの数を把握するために、従業員に利用状況をヒアリングするのも有効です。前述したようなWeb会議のための利用であれば、1人で利用できる小さなスペースをいくつか設ける方法でも混雑を解消できます。

オフィス回帰の流れで、不足している会社も多い

一度リモートワークを実施したものの、再度オフィスに出社する方法を選択する企業も多くあります。

リモートワークを実施した後にオフィスを縮小したものの、オフィス回帰で今度は手狭になってしまった、会議室を減らしたために足りなくなってしまったというケースが考えられます。

Web会議が増えたので、テレカンブースと棲み分けを行う

Web会議が増加したために会議室が不足している場合には、テレカンブースの設置と利用促進で会議室不足を解消できます。

基本的には、会議室の利用は複数人で会議を行う場合にとどめ、1人でWeb会議に参加する場合にはテレカンブースを利用するなどルールを定めるとよいでしょう。

会議室・ミーティングスペースの種類

クローズドタイプ

クローズドタイプとは、四面が壁に囲まれ完全に閉じられた空間となった会議室のことです。

クローズドタイプの会議室は、外に会話の内容が漏れにくいことから、重要な情報を扱う会議に向いています。

このタイプの会議室には、外部の方が訪れることが多くあります。そのため、クローズドタイプの会議室には秘匿性に加え、自社によいイメージを抱いてもらえるような高いデザイン性も求められます。

次に、クローズドタイプのレイアウトについて見ていきましょう。

対面

参加者がテーブルを挟んで対面する形式のレイアウトです。参加者同士が顔を見ながら対話できます。対面のレイアウトは、小規模な会議や商談に向いています。

島型

テーブルを島のように配置するレイアウトです。広い会議室では、複数の島をつくることもあります。島型のレイアウトは、小規模の会議やブレーンストーミング、グループワークなどに向いています。

コの字

カタカナの“コ”の形になるようにテーブルを配置するレイアウトです。このレイアウトは、プレゼンや企画会議、セミナーや勉強会などに向いています。

テーブルを配置しない面には、ホワイトボードやプロジェクターのスクリーンを配置します。

ロの字

カタカナの“ロ”の形になるようにテーブルを配置するレイアウトです。この形では、すべての参加者がお互いの顔を見ながら話を進められます。

比較的大規模な会議で利用されるレイアウトで、テーブル中央に空間がうまれることから、広いスペースを必要とします。

スクール

学校のように一方向を向いてテーブルを並べるレイアウトです。セミナーや研修、講演会などに向いている方式で、参加者全員が意見を述べ合うような会議には向いていない方式です。

シアター

テーブルを使わず、椅子のみを一方向に向けて並べるレイアウトです。スペースにできるだけ多くの参加者を動員したい場合に活用されます。入社式やパネルディスカッションに利用されることが多いです。

オープンタイプ

オープンタイプは、ミーティングスペースとしての活用に向いているレイアウトです。壁や間仕切りを設置しないオープンタイプは、執務室の一角や通路わきにも設置できる利点があります。

誰もが参加しやすい気軽さもあり、社員間コミュニケーションの促進効果も期待できます。

着座スタイル型

テーブルと椅子を用意して、着座して利用するタイプのレイアウトです。パソコンや資料を持ち合ってミーティングを行えるため、じっくりと議論を重ねたい場合に向いています。

スタンディングスタイル型

背の高いデスクを用意して、参加者が立ったままでミーティングを行うレイアウトです。短時間の打合せや、情報共有などに向いています。すぐに集まり、迅速に打合せしたい時に利用しやすいスタイルです。

ブース・パーテーション型

完全に閉じた空間になるクローズドタイプとは異なり、三面をパーティションなどで囲み半個室のようなブースをつくるレイアウトです。クローズドタイプと比較して秘匿性は低下しますが、集中してミーティングや業務に取り組むスペースとして活用できます。

カフェ型

さまざまなタイプのテーブルや椅子、ソファなどを組み合わせ、まるでカフェのような空間を作るレイアウトです。カウンター席やテーブル席、ソファ席など、その時の気分にあわせて利用できるような空間をつくります。

カフェ型のミーティングスペースは、従業員のリラックススペースとしても利用できることが利点です。

予算を抑えたければ、会議室付きのセットアップオフィスもおすすめ

このように、会議室・ミーティングスペースにはさまざまなタイプがあります。会議室・ミーティングルームを見直す際には、どのようなタイプにするのか、いくつ作るのか、どのような家具を選定するかなど検討事項が数多くあります。

会議室・ミーティングルームを手間と費用をかけずに作りたい場合、会議室付きのセットアップオフィスへの移転も選択肢に入れてみましょう。

会議室が2つ以上のセットアップオフィスも数多くあります。内装やレイアウトが整えられた状態で借りられるセットアップオフィスへの移転で、より働きやすい環境を手軽に構築できます。

おすすめ物件のご紹介：会議室付きの居抜き・セットアップオフィス一覧はこちら

まとめ｜セットアップオフィス供給数が豊富なサンフロンティア不動産に是非ご相談ください

Web会議の浸透により、会議室の需要がますます高まっています。会議室・ミーティングスペースのレイアウト数は、利用目的や方法、利用人数などを加味して検討する必要があります。

「オフィスのレイアウトの見直しに伴う会議室・ミーティングスペースの増設を考えているけれど、時間と人手が足りずに計画が進まない」「そもそも費用がかかりすぎて予算をオーバーしてしまいそう」などのお悩みを抱えている企業さまは、是非サンフロンティア不動産にご相談ください。豊富な実績とノウハウをもとに、貴社の課題解決につながる物件をご紹介いたします。